DOCX क्या है? Word फ़ाइल फ़ॉर्मैट के अंदर की बात

Word में "Save" दबाएँ, तो जो फ़ाइल मिलती है उसके अंत में लगभग निश्चित रूप से .docx होता है। क़रीब बीस साल से यह Microsoft Word का डिफ़ॉल्ट फ़ॉर्मैट है और कारोबार, शिक्षा और सरकारी कामकाज में सबसे आम एडिट करने लायक डॉक्यूमेंट फ़ॉर्मैट में से एक है। फिर भी कम लोग जानते हैं कि DOCX फ़ाइल असल में XML फ़ाइलों से भरा एक ZIP आर्काइव है। यह लेख बताता है कि DOCX कैसे बना, किन मानकों पर टिका है, उसके अंदर क्या है, और DOCX को दूसरे फ़ॉर्मैट में बदलते समय किन बातों का ध्यान रखें।

DOCX क्या है?

DOCX उन डॉक्यूमेंट का फ़ाइल एक्सटेंशन है जो Office Open XML (OOXML) मानक के वर्ड प्रोसेसिंग हिस्से WordprocessingML में लिखे जाते हैं। पुराना .doc फ़ॉर्मैट एक बंद बाइनरी फ़ॉर्मैट था, जो Word की मेमोरी में मौजूद संरचनाओं को लगभग सीधे डिस्क पर लिख देता था। इसके उलट DOCX टेक्स्ट, फ़ॉर्मैटिंग, इमेज और सेटिंग्स को अलग-अलग XML हिस्सों के रूप में रखता है और उन्हें एक कंप्रेस किए हुए पैकेज में बाँध देता है। इसका नतीजा यह है कि फ़ाइलें आमतौर पर छोटी होती हैं, ख़राबी को बेहतर झेलती हैं, और Word के अलावा दूसरे सॉफ़्टवेयर भी उन्हें पढ़-लिख सकते हैं।

संक्षिप्त इतिहास

Microsoft ने XML-आधारित Office फ़ॉर्मैट की ओर धीरे-धीरे क़दम बढ़ाए। Excel के लिए पहला XML फ़ॉर्मैट 2000 में और Word के लिए 2002 में आया, और दोनों Office 2003 के साथ जारी हुए। नवंबर 2005 में Microsoft ने घोषणा की कि वह इन फ़ॉर्मैट को "Office Open XML" नाम से Ecma International के ज़रिए मानकीकृत करेगा। इसके बाद चीज़ें तेज़ी से आगे बढ़ीं:

• दिसंबर 2006: Ecma ने पहले संस्करण को ECMA-376 के रूप में मंज़ूरी दी।
• 2007: Office 2007 ने DOCX को Word का डिफ़ॉल्ट सेव फ़ॉर्मैट बनाया। पुराने Word संस्करणों के लिए Microsoft ने एक Compatibility Pack जारी किया, जिससे DOCX खोली और सेव की जा सकती थी।
• अप्रैल 2008: तेज़ रफ़्तार वाली ISO/IEC प्रक्रिया, जो पहले मतदान में असफल रही थी, मंज़ूरी के साथ पूरी हुई।
• नवंबर 2008: मानक ISO/IEC 29500:2008 के रूप में प्रकाशित हुआ, और दिसंबर 2008 में Ecma ने तकनीकी रूप से समान दूसरा संस्करण जारी किया।
• 2011, 2012 और 2021: ECMA-376 के तीसरे, चौथे और पाँचवें संस्करण आए। मौजूदा पाँचवें संस्करण के हिस्से 2015 से 2021 के बीच अपडेट किए गए।

मानकीकरण के साथ दो अनुरूपता स्तर आए: Transitional और Strict। Transitional में पुराने बाइनरी डॉक्यूमेंट से आई कम्पैटिबिलिटी सुविधाएँ शामिल हैं, और Word डिफ़ॉल्ट रूप से यही लिखता है। Office 2010 केवल Strict डॉक्यूमेंट पढ़ सकता था; Office 2013 और उसके बाद के संस्करण Strict को पूरी तरह सपोर्ट करते हैं, लेकिन पुराने संस्करणों से कम्पैटिबिलिटी के कारण Microsoft ने इसे डिफ़ॉल्ट नहीं बनाया।

DOCX फ़ाइल के अंदर क्या होता है?

किसी DOCX फ़ाइल का नाम बदलकर .zip करें और उसे खोलें, तो आमतौर पर कुछ ऐसी संरचना दिखेगी:

[Content_Types].xml      content types of the parts in the package
_rels/.rels              top-level package relationships
docProps/core.xml        metadata such as title, author and dates
word/document.xml        the main document text
word/styles.xml          style definitions
word/numbering.xml       list numbering
word/header1.xml         header (if any)
word/footer1.xml         footer (if any)
word/media/image1.png    embedded images
word/_rels/document.xml.rels  image and hyperlink relationships

पैकेजिंग के नियम ECMA-376 के भाग 2, Open Packaging Conventions (OPC), में तय हैं। हर हिस्से का एक कंटेंट टाइप होता है, और हिस्से रिलेशनशिप फ़ाइलों के ज़रिए आपस में जुड़े होते हैं। उदाहरण के लिए, टेक्स्ट में मौजूद किसी इमेज का हवाला उसके फ़ाइल नाम से नहीं, बल्कि रिलेशनशिप फ़ाइल की एक ID, जैसे rId5, से दिया जाता है।

असली सामग्री word/document.xml में होती है। Microsoft के Open XML दस्तावेज़ों के अनुसार सबसे सरल मान्य डॉक्यूमेंट के लिए एक document रूट, एक body, कम से कम एक पैराग्राफ़ (p) जिसमें एक रन (r) हो, और उस रन के अंदर टेक्स्ट (t) चाहिए:

<w:document xmlns:w="http://schemas.openxmlformats.org/wordprocessingml/2006/main">
  <w:body>
    <w:p>
      <w:r>
        <w:rPr><w:b/></w:rPr>
        <w:t>Hello world</w:t>
      </w:r>
    </w:p>
  </w:body>
</w:document>

रन, टेक्स्ट का वह हिस्सा है जिसकी फ़ॉर्मैटिंग एक जैसी हो। वाक्य के बीच में एक बोल्ड शब्द पैराग्राफ़ को तीन रन में बाँट देता है। इसी वजह से Word डॉक्यूमेंट अक्सर बिना किसी दिखने वाले कारण के एक ही टेक्स्ट को कई रन में बिखेर देते हैं, और हर कन्वर्टर को इससे निपटना पड़ता है।

DOCX, DOCM और DOTX

इसी परिवार में कुछ और एक्सटेंशन भी हैं। .docm मैक्रो-सक्षम डॉक्यूमेंट है; सादी .docx में मैक्रो नहीं हो सकते, इसलिए ईमेल अटैचमेंट के लिए वह ज़्यादा सुरक्षित विकल्प है। .dotx एक टेम्पलेट है और .dotm मैक्रो-सक्षम टेम्पलेट। संरचना में ये सभी एक ही OPC पैकेज हैं; फ़र्क़ बस इनमें मौजूद हिस्सों और घोषित कंटेंट टाइप का है।

DOCX कहाँ इस्तेमाल होता है?

• व्यावसायिक पत्राचार: प्रस्ताव, रिपोर्ट, मेमो और अनुबंध के मसौदे।
• शिक्षा: असाइनमेंट, थीसिस, थीसिस टेम्पलेट और पाठ्य सामग्री।
• क़ानूनी और सरकारी क्षेत्र: याचिकाओं और पत्रों के मसौदे।
• प्रकाशन: ट्रैक किए गए बदलावों और टिप्पणियों के साथ लेखक और संपादक के बीच संपादन के दौर।
• स्वचालित डॉक्यूमेंट निर्माण: फ़ॉर्मैट खुला मानक है, इसलिए सॉफ़्टवेयर इनवॉइस, प्रमाणपत्र और रिपोर्ट DOCX के रूप में बना सकते हैं।

खूबियाँ और कमज़ोरियाँ

कौन-से प्रोग्राम DOCX खोलते हैं?

Word 2007 और उसके बाद के संस्करण, साथ ही वेब और मोबाइल के लिए Word, DOCX को सीधे खोलते हैं। LibreOffice Writer, Google Docs, Apple Pages और WPS Office भी इसे पढ़-लिख सकते हैं। Word 2003 और उससे पुराने संस्करणों को Microsoft के Compatibility Pack की ज़रूरत होती है। ये सभी सामान्य टेक्स्ट, स्टाइल और टेबल को अच्छी तरह संभालते हैं, लेकिन एडवांस लेआउट, टेक्स्ट बॉक्स, SmartArt और कुछ फ़ील्ड कोड एक प्रोग्राम से दूसरे में अलग दिख सकते हैं।

आम समस्याएँ और उनके हल

"फ़ाइल ख़राब है और खोली नहीं जा सकती"

DOCX एक ZIP पैकेज है, इसलिए आधी डाउनलोड हुई फ़ाइल या ठीक से सेव न हुआ ईमेल अटैचमेंट नहीं खुलेगा। पहले उसे दोबारा डाउनलोड करके देखें। Word में Open डायलॉग का "Open and Repair" विकल्प अक्सर टेक्स्ट वापस ले आता है। किसी कॉपी का नाम बदलकर .zip करने और उसे खोलने की कोशिश से यह भी पता चल जाता है कि फ़ाइल कोई मान्य पैकेज है भी या नहीं।

दूसरे कंप्यूटर पर लेआउट खिसक जाता है

DOCX डिफ़ॉल्ट रूप से फ़ॉन्ट एम्बेड नहीं करता। अगर पाने वाले के पास वह फ़ॉन्ट नहीं है, तो कोई दूसरा फ़ॉन्ट लग जाता है, पंक्तियाँ नए सिरे से टूटती हैं और पेज ब्रेक खिसक जाते हैं। अगर लेआउट बिल्कुल सटीक चाहिए, तो PDF भेजें या Word के विकल्पों में फ़ॉन्ट एम्बेडिंग चालू करें।

"Compatibility Mode" की पट्टी

पुरानी .doc फ़ाइल को नए Word में खोलने पर टाइटल बार में "Compatibility Mode" दिखता है। फ़ाइल को दोबारा DOCX के रूप में सेव करने से यह मोड बंद हो जाता है और नई सुविधाएँ खुल जाती हैं।

ट्रैक किए गए बदलाव अब भी दिख रहे हैं

स्वीकार न किए गए बदलाव और टिप्पणियाँ साझा की गई फ़ाइल में बने रहते हैं। भेजने से पहले सभी बदलाव स्वीकार या अस्वीकार करें और टिप्पणियाँ हटा दें।

DOCX फ़ाइलें कन्वर्ट करने के टिप्स

हमारे कन्वर्टर पर Word डॉक्यूमेंट हमारे सर्वर पर अपलोड होते हैं और 30 मिनट के भीतर हटा दिए जाते हैं। DOCX, DOC, RTF और PDF के बीच कन्वर्ज़न बिना किसी बीच के HTML चरण के, सीधे LibreOffice से किए जाते हैं। इसी कारण Word से PDF में पेज लेआउट, हेडर और फ़ुटर, टेबल की बॉर्डर, सूची की क्रमांकन और इमेज बने रहते हैं। कोई कस्टम फ़ॉन्ट जो सर्वर पर इंस्टॉल नहीं है, उसकी जगह मिलता-जुलता फ़ॉन्ट आ सकता है।

• पुराने सिस्टम के लिए: Word से DOC उन सॉफ़्टवेयर के लिए मददगार है जो केवल Word 97-2003 फ़ॉर्मैट स्वीकार करते हैं। जिन नई सुविधाओं का DOC में कोई जोड़ नहीं है, जैसे कुछ ग्राफ़िक्स और लेआउट तत्व, वे सरल हो सकती हैं।
• वेब और डॉक्यूमेंटेशन के लिए: Word से Markdown हेडिंग, बोल्ड और इटैलिक टेक्स्ट, सूचियाँ, टेबल और लिंक बनाए रखता है; फ़ॉन्ट, रंग और पेज लेआउट हट जाते हैं, क्योंकि Markdown में इनका कोई विकल्प नहीं है।
• उलटी दिशा में: PDF से Word हमेशा एक पुनर्निर्माण होता है, इसलिए जब भी हो सके, मूल DOCX संभालकर रखें।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

DOCX और DOC में क्या अंतर है?

DOC, Word 97-2003 का बाइनरी फ़ॉर्मैट है। DOCX, Word 2007 के साथ आया XML हिस्सों से बना ZIP-आधारित खुला मानक है। DOCX आमतौर पर छोटा, ज़्यादा मज़बूत और ज़्यादा सुरक्षित होता है, क्योंकि इसमें मैक्रो नहीं हो सकते।

क्या DOCX एक खुला मानक है?

हाँ। Ecma ने इसे ECMA-376 के रूप में और ISO/IEC ने ISO/IEC 29500 के रूप में मानकीकृत किया है। ECMA-376 के पाठ Ecma की वेबसाइट से मुफ़्त डाउनलोड किए जा सकते हैं।

मैं DOCX फ़ाइल के अंदर कैसे झाँक सकता हूँ?

उसकी एक कॉपी बनाएँ, एक्सटेंशन बदलकर .zip करें और उसे खोलें। टेक्स्ट आपको word/document.xml में और इमेज word/media फ़ोल्डर में मिलेंगी।

क्या DOCX फ़ाइल में वायरस हो सकता है?

सादी DOCX में मैक्रो नहीं हो सकते; मैक्रो-सक्षम डॉक्यूमेंट .docm एक्सटेंशन इस्तेमाल करते हैं। हर फ़ाइल टाइप की तरह, अनजान स्रोतों से आए डॉक्यूमेंट से सावधान रहें और अपना ऑफ़िस सॉफ़्टवेयर अपडेट रखें।

क्या Word के बिना DOCX खोली जा सकती है?

हाँ। LibreOffice Writer, Google Docs, Apple Pages और WPS Office, सभी DOCX खोलते हैं। अगर सिर्फ़ पढ़ना है, तो उसे PDF में बदलना भी एक व्यावहारिक विकल्प है।

स्रोत

• Ecma International: ECMA-376 Office Open XML File Formats
• Microsoft Learn: Structure of a WordprocessingML document
• Wikipedia: Office Open XML (इतिहास, द्वितीयक स्रोत)
• LibreOffice