Panduan
Mengapa Format Berantakan Saat PDF Diubah ke Word
Mengapa tata letak, tabel, dan kolom bergeser saat PDF diubah ke Word, mengapa PDF hasil pindaian tidak menghasilkan teks, dan apa yang bisa Anda lakukan untuk hasil yang lebih baik.
Penulis: Hemen Dönüştür Editör EkibiDiterbitkan: 7 menit baca
Anda sudah mengonversi PDF ke Word, tetapi di hasilnya tabel berubah menjadi teks biasa, halaman dua kolom menyatu menjadi satu kolom, atau pindah baris jatuh di tempat yang berbeda. Biasanya ini bukan "bug" konverter, melainkan akibat dari cara kerja kedua format yang pada dasarnya berbeda. Panduan ini menjelaskan perbedaan PDF dan Word, masalah yang paling umum, dan apa yang bisa Anda lakukan untuk mendapatkan hasil yang lebih baik.
Perbedaan mendasar: halaman tetap vs teks mengalir
PDF adalah format bertata letak tetap, dirancang agar dokumen tampil sama di setiap perangkat dan printer. Artikel Microsoft "Opening PDFs in Word" menjelaskannya begini: file PDF menyimpan lokasi teks, gambar, dan grafik vektor di sebuah halaman, tetapi belum tentu hubungan di antara semuanya. Dengan kata lain, PDF mencatat "huruf-huruf ini berada di titik ini pada halaman"; sering kali PDF tidak mencatat "ini paragraf", "ini sel tabel", atau "teks ini berlanjut di kolom kedua".
Word adalah format yang mengalir. Teks mengalir dalam paragraf, pemisah halaman dihitung ulang saat Anda mengetik, dan tabel terdiri atas baris dan sel. Mengonversi PDF ke Word berarti menyimpulkan struktur itu dari posisi-posisi. Microsoft memberikan peringatan yang sama tentang konversinya sendiri: dokumen hasil konversi mungkin tidak memiliki kesesuaian halaman demi halaman yang sempurna dengan aslinya, dan pindah baris serta pemisah halaman bisa jatuh di tempat yang berbeda.
Masalah tata letak paling umum dan penyebabnya
Tabel berubah menjadi teks biasa
Di PDF, tabel biasanya hanya berupa potongan teks dan garis yang ditempatkan di posisi tertentu; tidak ada informasi baris atau sel. Microsoft mencantumkan tabel dengan jarak antarsel (cell spacing) di antara elemen yang diketahui bermasalah saat PDF diubah ke Word. Konverter kami tidak membangun ulang tabel PDF sebagai tabel Word: teks sel dibawa ke dokumen Word sebagai paragraf biasa, dan sel-sel di baris yang sama bisa digabung menjadi satu baris teks.
Kolom dan kotak teks hilang
Konverter kami membangun dokumen yang mengalir dengan membaca halaman dari atas ke bawah, dan item di baris yang sama dari kiri ke kanan. Untuk teks satu kolom, cara ini menghasilkan urutan baca yang benar. Namun, pada halaman bergaya koran atau majalah dengan beberapa kolom, baris-baris pada ketinggian yang sama di dua kolom yang bersebelahan bisa tercampur. Tata letak kolom dan kotak teks tidak dipertahankan di hasil Word.
Font berubah
Konverter kami membawa nama font, ukuran, dan warna ke dokumen Word. Namun, font yang tersemat di dalam PDF tidak ikut terbawa; saat Anda membuka dokumen, Word memakai font yang terpasang di komputer Anda. Jika Anda tidak memiliki font yang sama, Word menggantinya dengan font yang mirip, yang mengubah panjang baris dan akibatnya juga pemisah halaman. Font yang tidak terpasang di server kami juga diganti dengan padanan terdekat selama konversi.
Pindah baris dan paragraf
Jika Anda pernah menyalin teks dari PDF, Anda pasti pernah melihat pindah baris paksa di akhir setiap baris. Konverter kami menggabungkan baris-baris itu kembali menjadi paragraf sungguhan, sedangkan baris pendek dan baris yang mengakhiri kalimat tetap menjadi baris terpisah. Heuristik ini berhasil untuk sebagian besar teks, tetapi pada puisi, blok alamat, atau daftar dengan baris pendek, Anda mungkin melihat beberapa baris tergabung atau terpisah.
Latar, bingkai, dan elemen khusus
Gambar latar satu halaman penuh tidak dibawa ke hasil Word. Menurut daftar Microsoft, warna halaman dan bingkai halaman, frame, catatan kaki yang melintasi lebih dari satu halaman, catatan akhir, bookmark PDF, komentar, dan efek font seperti cahaya (glow) atau bayangan juga diketahui bermasalah saat PDF diubah ke Word.
PDF hasil pindaian dan OCR
PDF hasil pindaian terdiri atas foto-foto halaman; tidak ada teks yang bisa dipilih di dalamnya. Mengambil teks dari file seperti ini memerlukan OCR (optical character recognition). Konverter kami tidak menjalankan OCR: PDF hasil pindaian yang hanya berisi gambar tidak menghasilkan teks dan konversi mengembalikan hasil kosong.
Memeriksa apakah sebuah PDF merupakan hasil pindaian itu mudah: coba pilih teks dengan mouse di pembaca PDF. Jika Anda tidak bisa memilih kata-kata dan seluruh halaman berperilaku seperti satu gambar, file itu hasil pindaian. Dalam kasus ini, tambahkan lapisan teks dengan alat OCR terlebih dahulu, lalu konversikan. Halaman dukungan Microsoft tentang teks hasil pindaian menyarankan perangkat lunak OCR bawaan pemindai Anda, atau Microsoft Lens, yang bisa langsung menyimpan ke dokumen Word yang dapat disunting; halaman yang sama mencatat bahwa tulisan tangan jarang dikenali dan bahwa Anda harus selalu memeriksa ulang teks setelah OCR.
Apa yang dipertahankan konverter kami
Di konverter PDF ke Word kami, konversi berjalan di server kami; PDF yang Anda unggah dan DOCX hasilnya dihapus paling lambat dalam 30 menit. Hasilnya mempertahankan:
- Teks isi dalam urutan baca, dengan baris-baris digabung menjadi paragraf
- Judul yang dideteksi dari ukuran font
- Daftar berpoin dan daftar bernomor yang berurutan
- Gambar yang tersemat di PDF
- Nama font, ukuran, warna, dan perataan yang diperkirakan
Yang tidak dipertahankan: tata letak kolom, kotak teks, struktur tabel, dan gambar latar satu halaman penuh. PDF yang dilindungi kata sandi tidak bisa dikonversi sampai kata sandinya dihapus.
Singkatnya, hasil terbaik Anda dapatkan dari dokumen satu kolom yang didominasi teks dan disimpan langsung ke PDF dari pengolah kata. Microsoft mengatakan hal yang sama tentang konversi PDF miliknya, yang bekerja paling baik untuk PDF yang sebagian besar berisi teks. Kontrak, laporan, surat, dan artikel termasuk dalam kelompok ini; brosur, halaman majalah, formulir, dan tabel keuangan yang padat memerlukan lebih banyak perapian manual setelah konversi.
Tips untuk hasil yang lebih baik
- Cari file aslinya. Jika PDF dibuat dari dokumen Word, DOCX aslinya akan selalu lebih baik daripada hasil konversi apa pun. Mintalah versi Word kepada pembuat dokumen.
- Jalankan OCR pada PDF hasil pindaian terlebih dahulu. Jika teks tidak bisa dipilih, tambahkan lapisan teks sebelum mengonversi.
- Hapus kata sandinya. Buka PDF yang dilindungi di pembaca PDF dengan kata sandinya, simpan salinan tanpa proteksi, lalu unggah salinan itu.
- Pilih tujuan yang tepat. Jika Anda hanya butuh kata-katanya, PDF ke TXT sepenuhnya menghindari format yang berantakan. Untuk teks rapi yang mempertahankan judul dan daftar, coba PDF ke Markdown. Jika sistem lama hanya menerima .doc, gunakan konverter PDF ke DOC.
- Bangun ulang tabel secara manual. Untuk tabel yang rumit, membuat tabel baru di Word lalu menempatkan teks hasil konversi ke dalam sel-selnya sering kali menjadi cara tercepat.
- Periksa font-nya. Jika baris-baris di hasilnya bergeser, ganti font dokumen dengan font yang terpasang di komputer Anda.
- Ubah kembali ke PDF setelah selesai. Sebelum membagikan dokumen yang sudah Anda sunting di Word, konversikan dengan Word ke PDF untuk mengunci tata letaknya kembali.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Bisakah PDF hasil pindaian diubah ke Word?
Tidak secara langsung dengan konverter kami, karena kami tidak menjalankan OCR dan halaman hasil pindaian tidak memiliki teks yang bisa dipilih. Jalankan file melalui alat OCR untuk menambahkan lapisan teks terlebih dahulu, lalu konversikan.
Apakah tabel di PDF saya akan menjadi tabel Word?
Tidak. PDF menyimpan tabel sebagai potongan teks yang ditempatkan di posisi tertentu, bukan sebagai baris dan sel, dan konverter kami tidak membangun ulang tabel dari situ. Teks sel dibawa sebagai paragraf.
Mengapa jumlah halamannya berubah?
Word mengalirkan teks dan menghitung pemisah halaman sendiri. Perbedaan kecil pada font, margin, dan baris yang digabung menggeser pemisah halaman, sehingga jumlah halaman bisa berubah.
Mengapa teks tercampur di PDF multikolom?
Konverter kami membaca halaman dari atas ke bawah dan setiap baris dari kiri ke kanan, sehingga baris-baris pada ketinggian yang sama di dua kolom yang bersebelahan bisa tergabung. Periksa teks kolom demi kolom pada dokumen seperti ini.
Sebaiknya PDF saya diubah ke DOCX atau DOC?
Jika Anda memakai Word 2007 atau yang lebih baru, Google Docs, atau LibreOffice, pilih DOCX yang dihasilkan konverter PDF ke Word; dukungannya lebih luas. Pilih DOC hanya jika pihak lain memakai Word 97-2003 atau sistem tujuan unggahan Anda hanya menerima .doc.
Apakah file saya aman?
PDF diunggah ke server kami hanya untuk konversi; baik file unggahan maupun dokumen Word hasilnya dihapus paling lambat dalam 30 menit. Tidak perlu mendaftar.
