PDF से Word में बदलने पर फ़ॉर्मैटिंग क्यों बिगड़ती है

आपने एक PDF को Word में बदला, लेकिन नतीजे में टेबल सादा टेक्स्ट बन गई हैं, दो कॉलम वाला पेज एक कॉलम में सिमट गया है, या लाइन ब्रेक अलग जगहों पर आ रहे हैं। यह आमतौर पर कन्वर्टर का "बग" नहीं, बल्कि दोनों फ़ॉर्मैट के बुनियादी रूप से अलग ढंग से काम करने का नतीजा है। यह गाइड PDF और Word का अंतर, सबसे आम समस्याएँ और बेहतर नतीजों के लिए आप क्या कर सकते हैं, यह समझाती है।

बुनियादी अंतर: स्थिर पेज बनाम बहता टेक्स्ट

PDF एक स्थिर-लेआउट फ़ॉर्मैट है, जिसे इस तरह बनाया गया है कि डॉक्यूमेंट हर डिवाइस और प्रिंटर पर एक जैसा दिखे। Microsoft का "Opening PDFs in Word" लेख इसे ऐसे कहता है: PDF फ़ाइल पेज पर टेक्स्ट, तस्वीरों और वेक्टर ग्राफ़िक्स की जगह रखती है, लेकिन ज़रूरी नहीं कि उनके आपसी संबंध भी रखे। यानी PDF दर्ज करती है कि "ये अक्षर पेज पर इस बिंदु पर हैं"; यह अक्सर दर्ज नहीं करती कि "यह एक पैराग्राफ़ है", "यह टेबल का एक सेल है" या "यह टेक्स्ट दूसरे कॉलम में आगे चलता है"।

Word एक बहता हुआ फ़ॉर्मैट है। टेक्स्ट पैराग्राफ़ में बहता है, टाइप करते समय पेज ब्रेक दोबारा गिने जाते हैं, और टेबल पंक्तियों और सेल से बनी होती हैं। PDF को Word में बदलने का मतलब है जगहों से यह संरचना अनुमान लगाकर निकालना। Microsoft अपने कन्वर्ज़न के बारे में भी यही चेतावनी देता है: बदले गए डॉक्यूमेंट का मूल से पेज-दर-पेज पूरी तरह मेल खाना ज़रूरी नहीं, और लाइन व पेज ब्रेक अलग जगहों पर आ सकते हैं।

सबसे आम लेआउट समस्याएँ और उनकी वजह

टेबल सादा टेक्स्ट बन जाती हैं

PDF में टेबल आमतौर पर बस कुछ जगहों पर रखे टेक्स्ट के टुकड़े और रेखाएँ होती है; उसमें पंक्ति या सेल की कोई जानकारी नहीं होती। Microsoft, PDF को Word में बदलते समय जिन तत्वों को समस्या वाला मानता है, उनमें सेल स्पेसिंग वाली टेबल भी गिनाता है। हमारा कन्वर्टर PDF टेबल को Word टेबल के रूप में दोबारा नहीं बनाता: सेल का टेक्स्ट Word डॉक्यूमेंट में सामान्य पैराग्राफ़ के रूप में आता है, और एक ही पंक्ति के सेल टेक्स्ट की एक ही लाइन में जुड़ सकते हैं।

कॉलम और टेक्स्ट बॉक्स ग़ायब हो जाते हैं

हमारा कन्वर्टर पेज को ऊपर से नीचे, और एक ही लाइन की चीज़ों को बाएँ से दाएँ पढ़कर बहता हुआ डॉक्यूमेंट बनाता है। एक कॉलम वाले टेक्स्ट के लिए इससे पढ़ने का सही क्रम मिलता है। लेकिन कई कॉलम वाले अख़बार या पत्रिका जैसे पेजों पर, अग़ल-बग़ल के दो कॉलम में एक ही ऊँचाई की पंक्तियाँ आपस में मिल सकती हैं। कॉलम लेआउट और टेक्स्ट बॉक्स Word आउटपुट में नहीं रहते।

फ़ॉन्ट बदल जाते हैं

हमारा कन्वर्टर फ़ॉन्ट का नाम, साइज़ और रंग Word डॉक्यूमेंट में ले जाता है। लेकिन PDF के अंदर एम्बेड किया फ़ॉन्ट साथ नहीं जाता; डॉक्यूमेंट खोलने पर Word आपके कंप्यूटर पर इंस्टॉल फ़ॉन्ट इस्तेमाल करता है। अगर आपके पास वही फ़ॉन्ट नहीं है, तो Word मिलता-जुलता फ़ॉन्ट लगा देता है, जिससे पंक्तियों की लंबाई और इसलिए पेज ब्रेक बदल जाते हैं। जो फ़ॉन्ट हमारे सर्वर पर इंस्टॉल नहीं हैं, उनकी जगह भी कन्वर्ज़न के दौरान क़रीबी विकल्प आ जाते हैं।

लाइन ब्रेक और पैराग्राफ़

अगर आपने कभी PDF से टेक्स्ट कॉपी किया है, तो देखा होगा कि हर पंक्ति के अंत में एक पक्का लाइन ब्रेक रह जाता है। हमारा कन्वर्टर उन पंक्तियों को जोड़कर फिर से असली पैराग्राफ़ बनाता है, जबकि छोटी पंक्तियाँ और वाक्य ख़त्म करने वाली पंक्तियाँ अलग रहती हैं। यह अनुमान ज़्यादातर टेक्स्ट के लिए काम करता है, लेकिन कविताओं, पते वाले ब्लॉक या छोटी पंक्तियों वाली सूचियों में आपको कुछ पंक्तियाँ जुड़ी हुई या अलग छूटी हुई दिख सकती हैं।

बैकग्राउंड, बॉर्डर और विशेष तत्व

पूरे पेज की बैकग्राउंड इमेज Word आउटपुट में नहीं आतीं। Microsoft की सूची के अनुसार पेज के रंग और पेज बॉर्डर, फ़्रेम, एक से ज़्यादा पेज पर फैले फ़ुटनोट, एंडनोट, PDF बुकमार्क, टिप्पणियाँ और ग्लो या शैडो जैसे फ़ॉन्ट इफ़ेक्ट भी PDF को Word में बदलते समय समस्या वाले माने जाते हैं।

स्कैन की गई PDF और OCR

स्कैन की गई PDF पेजों की तस्वीरों से बनी होती है; उसमें चुनने लायक कोई टेक्स्ट नहीं होता। ऐसी फ़ाइल से टेक्स्ट निकालने के लिए OCR (ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकग्निशन) चाहिए। हमारा कन्वर्टर OCR नहीं चलाता: स्कैन की गई, केवल इमेज वाली PDF से कोई टेक्स्ट नहीं निकलता और कन्वर्ज़न ख़ाली नतीजा देता है।

PDF स्कैन की हुई है या नहीं, यह जाँचना आसान है: PDF रीडर में माउस से टेक्स्ट चुनने की कोशिश करें। अगर आप शब्द नहीं चुन पाते और पूरा पेज एक तस्वीर की तरह बर्ताव करता है, तो फ़ाइल स्कैन की हुई है। ऐसे में पहले किसी OCR टूल से टेक्स्ट लेयर जोड़ें, फिर कन्वर्ट करें। स्कैन किए टेक्स्ट पर Microsoft का सपोर्ट पेज आपके स्कैनर के साथ आए OCR सॉफ़्टवेयर, या Microsoft Lens का सुझाव देता है, जो सीधे एडिट करने लायक Word डॉक्यूमेंट में सेव कर सकता है; यही पेज बताता है कि हस्तलिखित टेक्स्ट कम ही पहचाना जाता है और OCR के बाद टेक्स्ट को हमेशा ध्यान से जाँचना चाहिए।

हमारा कन्वर्टर क्या बनाए रखता है

हमारे PDF से Word कन्वर्टर पर कन्वर्ज़न हमारे सर्वर पर होता है; आपकी अपलोड की गई PDF और बनी हुई DOCX ज़्यादा से ज़्यादा 30 मिनट के भीतर हटा दी जाती हैं। आउटपुट में ये बने रहते हैं:

• पढ़ने के क्रम में मुख्य टेक्स्ट, पंक्तियाँ जोड़कर बनाए पैराग्राफ़ के साथ
• फ़ॉन्ट साइज़ से पहचानी गई हेडिंग
• बुलेट सूचियाँ और लगातार क्रमांकित सूचियाँ
• PDF में एम्बेड की गई इमेज
• फ़ॉन्ट का नाम, साइज़, रंग और अनुमानित अलाइनमेंट

क्या नहीं रहता: कॉलम लेआउट, टेक्स्ट बॉक्स, टेबल की संरचना और पूरे पेज की बैकग्राउंड इमेज। पासवर्ड से सुरक्षित PDF तब तक कन्वर्ट नहीं हो सकतीं जब तक पासवर्ड हटाया न जाए।

संक्षेप में, सबसे अच्छे नतीजे एक कॉलम वाले, टेक्स्ट से भरे उन डॉक्यूमेंट से मिलते हैं जिन्हें किसी वर्ड प्रोसेसर से सीधे PDF में सेव किया गया हो। Microsoft भी अपने PDF कन्वर्ज़न के बारे में यही कहता है कि यह ज़्यादातर टेक्स्ट वाली PDF के साथ सबसे अच्छा काम करता है। अनुबंध, रिपोर्ट, पत्र और लेख इसी समूह में आते हैं; ब्रोशर, पत्रिका के पेज, फ़ॉर्म और घनी वित्तीय टेबल को कन्वर्ज़न के बाद ज़्यादा हाथ से ठीक करना पड़ता है।

बेहतर नतीजों के लिए टिप्स

1. मूल फ़ाइल खोजें। अगर PDF किसी Word डॉक्यूमेंट से बनी थी, तो मूल DOCX हमेशा किसी भी कन्वर्ज़न से बेहतर होगी। डॉक्यूमेंट बनाने वाले से Word संस्करण माँगें।
2. स्कैन की गई PDF को पहले OCR से गुज़ारें। अगर टेक्स्ट चुना नहीं जा सकता, तो कन्वर्ट करने से पहले टेक्स्ट लेयर जोड़ें।
3. पासवर्ड हटाएँ। सुरक्षित PDF को अपने रीडर में उसके पासवर्ड से खोलें, बिना सुरक्षा वाली कॉपी सेव करें और वही कॉपी अपलोड करें।
4. सही लक्ष्य चुनें। अगर आपको केवल शब्द चाहिए, तो PDF से TXT फ़ॉर्मैटिंग के झंझट से पूरी तरह बचाता है। हेडिंग और सूचियाँ बनाए रखने वाले साफ़ टेक्स्ट के लिए PDF से Markdown आज़माएँ। अगर कोई पुराना सिस्टम केवल .doc स्वीकार करता है, तो PDF से DOC कन्वर्टर इस्तेमाल करें।
5. टेबल हाथ से दोबारा बनाएँ। जटिल टेबल के लिए Word में नई टेबल बनाकर बदला हुआ टेक्स्ट उसके सेल में रखना अक्सर सबसे तेज़ रास्ता होता है।
6. फ़ॉन्ट जाँचें। अगर आउटपुट में पंक्तियाँ खिसक गई हैं, तो डॉक्यूमेंट का फ़ॉन्ट बदलकर अपने कंप्यूटर पर इंस्टॉल कोई फ़ॉन्ट कर दें।
7. काम पूरा होने पर उसे फिर PDF बना दें। Word में एडिट किया डॉक्यूमेंट साझा करने से पहले उसे Word से PDF से बदलें, ताकि लेआउट फिर से स्थिर हो जाए।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

क्या मैं स्कैन की गई PDF को Word में बदल सकता हूँ?

हमारे कन्वर्टर से सीधे नहीं, क्योंकि हम OCR नहीं चलाते और स्कैन किए पेजों में चुनने लायक टेक्स्ट नहीं होता। पहले फ़ाइल को किसी OCR टूल से गुज़ारकर टेक्स्ट लेयर जोड़ें, फिर कन्वर्ट करें।

क्या मेरी PDF की टेबल Word टेबल के रूप में आएँगी?

नहीं। PDF टेबल को पंक्तियों और सेल के रूप में नहीं, बल्कि तय जगहों पर रखे टेक्स्ट के टुकड़ों के रूप में रखती है, और हमारा कन्वर्टर उनसे टेबल दोबारा नहीं बनाता। सेल का टेक्स्ट पैराग्राफ़ के रूप में आता है।

पेजों की संख्या क्यों बदल गई?

Word टेक्स्ट को बहाता है और पेज ब्रेक ख़ुद गिनता है। फ़ॉन्ट, मार्जिन और जोड़ी गई पंक्तियों में छोटे-छोटे अंतर पेज ब्रेक खिसका देते हैं, इसलिए पेजों की संख्या बदल सकती है।

कई कॉलम वाली PDF में टेक्स्ट गड्डमड्ड क्यों हो जाता है?

हमारा कन्वर्टर पेज को ऊपर से नीचे और हर पंक्ति को बाएँ से दाएँ पढ़ता है, इसलिए अग़ल-बग़ल के दो कॉलम में एक ही ऊँचाई की पंक्तियाँ जुड़ सकती हैं। ऐसे डॉक्यूमेंट में टेक्स्ट को कॉलम-दर-कॉलम जाँचें।

अपनी PDF को DOCX में बदलूँ या DOC में?

अगर आप Word 2007 या उसके बाद का संस्करण, Google Docs या LibreOffice इस्तेमाल करते हैं, तो PDF से Word कन्वर्टर से बनी DOCX चुनें; इसका सपोर्ट ज़्यादा व्यापक है। DOC तभी चुनें जब सामने वाला Word 97-2003 इस्तेमाल करता हो या जिस सिस्टम पर आप अपलोड कर रहे हैं वह .doc के सिवा कुछ स्वीकार न करे।

क्या मेरी फ़ाइलें सुरक्षित हैं?

PDF केवल कन्वर्ज़न के लिए हमारे सर्वर पर अपलोड होती है; अपलोड की गई फ़ाइल और बना हुआ Word डॉक्यूमेंट, दोनों ज़्यादा से ज़्यादा 30 मिनट के भीतर हटा दिए जाते हैं। साइन-अप की ज़रूरत नहीं है।

स्रोत

• Opening PDFs in Word (Microsoft Support)
• Edit a PDF (Microsoft Support)
• Insert scanned text or images into Word (Microsoft Support)