Чому конвертація PDF у Word псує форматування

Ви конвертували PDF у Word, а в результаті таблиці перетворилися на звичайний текст, сторінка на дві колонки злилася в одну, або розриви рядків опинилися в інших місцях. Зазвичай це не "помилка" конвертера, а наслідок того, що два формати працюють принципово по-різному. Цей посібник пояснює різницю між PDF і Word, найпоширеніші проблеми і що можна зробити, щоб отримати кращий результат.

Головна відмінність: фіксовані сторінки проти плинного тексту

PDF - формат із фіксованою версткою, створений для того, щоб документ однаково виглядав на кожному пристрої та принтері. Стаття Microsoft "Opening PDFs in Word" формулює це так: файл PDF зберігає розташування тексту, малюнків і векторної графіки на сторінці, але не обов'язково зв'язки між ними. Інакше кажучи, PDF записує "ці літери розташовані в цій точці сторінки"; часто він не записує "це абзац", "це клітинка таблиці" чи "цей текст продовжується в другій колонці".

Word - формат із плинним текстом. Текст тече абзацами, розриви сторінок перераховуються під час набору, а таблиці складаються з рядків і клітинок. Конвертувати PDF у Word означає відтворювати цю структуру з положень елементів. Microsoft дає таке саме застереження щодо власної конвертації: конвертований документ може не мати ідеальної посторінкової відповідності оригіналу, а розриви рядків і сторінок можуть опинитися в інших місцях.

Найпоширеніші проблеми з версткою та їхні причини

Таблиці перетворюються на звичайний текст

У PDF таблиця зазвичай - це просто фрагменти тексту та лінії, розміщені в певних позиціях; інформації про рядки чи клітинки немає. Microsoft зараховує таблиці з інтервалами між клітинками до елементів, з якими відомі проблеми під час конвертації PDF у Word. Наш конвертер не відтворює таблиці PDF як таблиці Word: текст клітинок переноситься в документ Word як звичайні абзаци, а клітинки одного рядка можуть об'єднатися в один рядок тексту.

Зникають колонки й текстові поля

Наш конвертер будує документ із плинним текстом, читаючи сторінку згори донизу, а елементи в одному рядку - зліва направо. Для одноколонкового тексту це дає правильний порядок читання. Проте на сторінках у стилі газети чи журналу з кількома колонками рядки на одній висоті у двох сусідніх колонках можуть перемішатися. Розкладка колонок і текстові поля в результаті Word не зберігаються.

Змінюються шрифти

Наш конвертер переносить у документ Word назву шрифту, його розмір і колір. Однак шрифт, вбудований у PDF, разом із ними не переноситься; коли ви відкриваєте документ, Word використовує шрифти, встановлені на вашому комп'ютері. Якщо у вас немає того самого шрифту, Word підставляє схожий, що змінює довжину рядків, а отже, і розриви сторінок. Шрифти, яких немає на нашому сервері, під час конвертації також замінюються близькими відповідниками.

Розриви рядків і абзаци

Якщо ви колись копіювали текст із PDF, то бачили примусовий розрив рядка в кінці кожного рядка. Наш конвертер знову об'єднує ці рядки у справжні абзаци, а короткі рядки й рядки, що завершують речення, залишаються окремими. Ця евристика працює для більшості текстів, але у віршах, блоках адрес чи списках із короткими рядками кілька рядків можуть злитися або залишитися окремо.

Тло, рамки та особливі елементи

Повносторінкові фонові зображення в результат Word не переносяться. Згідно зі списком Microsoft, проблеми під час конвертації PDF у Word відомі також для кольорів і меж сторінок, рамок, виносок, що займають більше однієї сторінки, кінцевих виносок, закладок PDF, коментарів і ефектів шрифту, як-от світіння чи тінь.

Скановані PDF і OCR

Сканований PDF складається з фотографій сторінок; у ньому немає тексту, який можна виділити. Щоб отримати текст із такого файлу, потрібне OCR (оптичне розпізнавання символів). Наш конвертер не виконує OCR: сканований PDF, що складається лише із зображень, не дає тексту, і конвертація повертає порожній результат.

Перевірити, чи PDF сканований, легко: спробуйте виділити текст мишею в програмі перегляду PDF. Якщо слова не виділяються, а вся сторінка поводиться як одне зображення, файл є сканом. У такому разі спершу додайте текстовий шар за допомогою інструмента OCR, а потім конвертуйте. Сторінка підтримки Microsoft про сканований текст пропонує програму OCR, що постачається зі сканером, або Microsoft Lens, який може зберігати одразу в документ Word для редагування; на тій самій сторінці зазначено, що рукописний текст розпізнається рідко і що текст після OCR слід завжди вичитувати.

Що зберігає наш конвертер

У нашому конвертері PDF у Word конвертація виконується на нашому сервері; завантажений вами PDF і отриманий DOCX видаляються щонайпізніше протягом 30 хвилин. Результат зберігає:

• Основний текст у порядку читання, з рядками, об'єднаними в абзаци
• Заголовки, визначені за розміром шрифту
• Марковані списки та послідовні нумеровані списки
• Зображення, вбудовані в PDF
• Назву шрифту, розмір, колір і орієнтовне вирівнювання

Що не зберігається: розкладка колонок, текстові поля, структура таблиць і повносторінкові фонові зображення. PDF, захищені паролем, не можна конвертувати, доки пароль не знято.

Коротко кажучи, найкращий результат дають одноколонкові документи з великою кількістю тексту, збережені в PDF безпосередньо з текстового процесора. Microsoft каже те саме про власну конвертацію PDF: вона найкраще працює з PDF, що містять переважно текст. Договори, звіти, листи та статті належать до цієї групи; буклети, журнальні сторінки, форми та щільні фінансові таблиці після конвертації потребують більше ручного доопрацювання.

Поради для кращого результату

1. Пошукайте оригінальний файл. Якщо PDF створено з документа Word, оригінальний DOCX завжди буде кращим за будь-яку конвертацію. Попросіть версію Word у того, хто створив документ.
2. Спершу обробіть скановані PDF за допомогою OCR. Якщо текст не виділяється, додайте текстовий шар перед конвертацією.
3. Зніміть пароль. Відкрийте захищений PDF у програмі перегляду з паролем, збережіть незахищену копію й завантажте її.
4. Оберіть правильний цільовий формат. Якщо вам потрібні лише слова, PDF у TXT узагалі позбавить вас від безладу у форматуванні. Для чистого тексту зі збереженими заголовками й списками спробуйте PDF у Markdown. Якщо старіша система приймає лише .doc, скористайтеся конвертером PDF у DOC.
5. Відтворюйте таблиці вручну. Для складних таблиць часто найшвидше створити нову таблицю у Word і розставити конвертований текст по її клітинках.
6. Перевірте шрифти. Якщо в результаті зсунулися рядки, змініть шрифт документа на встановлений на вашому комп'ютері.
7. Після роботи знову перетворіть документ на PDF. Перш ніж поділитися документом, відредагованим у Word, конвертуйте його через Word у PDF, щоб знову зафіксувати верстку.

Часті запитання

Чи можна конвертувати сканований PDF у Word?

Безпосередньо нашим конвертером - ні, бо ми не виконуємо OCR, а скановані сторінки не містять тексту, який можна виділити. Спершу обробіть файл інструментом OCR, щоб додати текстовий шар, а потім конвертуйте.

Чи перенесуться таблиці з PDF як таблиці Word?

Ні. PDF зберігає таблицю як розміщені фрагменти тексту, а не як рядки й клітинки, і наш конвертер не відтворює з них таблиці. Текст клітинок переноситься як абзаци.

Чому змінилася кількість сторінок?

Word сам розподіляє текст і обчислює розриви сторінок. Невеликі відмінності у шрифтах, полях і об'єднаних рядках зсувають розриви сторінок, тож кількість сторінок може змінитися.

Чому в PDF із кількома колонками текст перемішується?

Наш конвертер читає сторінку згори донизу, а кожен рядок зліва направо, тож рядки на одній висоті у двох сусідніх колонках можуть об'єднатися. У таких документах перевіряйте текст колонка за колонкою.

У що конвертувати PDF: у DOCX чи DOC?

Якщо ви користуєтеся Word 2007 або новішим, Google Docs чи LibreOffice, обирайте DOCX, який створює конвертер PDF у Word; він ширше підтримується. Обирайте DOC, лише якщо інша сторона використовує Word 97-2003 або система, у яку ви завантажуєте файл, не приймає нічого, крім .doc.

Чи безпечні мої файли?

PDF завантажується на наш сервер лише для конвертації; і завантажений файл, і отриманий документ Word видаляються щонайпізніше протягом 30 хвилин. Реєстрація не потрібна.

Джерела

• Opening PDFs in Word (Підтримка Microsoft)
• Edit a PDF (Підтримка Microsoft)
• Insert scanned text or images into Word (Підтримка Microsoft)